Bild Firmengebäude Zytoservice
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ZytoService Deutschland GmbH

Business Intelligence im Pharmabereich - CRM, Data Warehouse, Analyse- + Reporting

Überblick

Aufgabe

Langzeitpatienten und pflegebedürftige Menschen benötigen häufig eine individuell angepasste Medikation zur Behandlung ihrer Symptome. Dies gilt insbesondere für die Herstellung von Infusionslösungen. Als Herstellungsbetrieb ist die ZytoService Deutschland GmbH damit in einem hoch komplexen Versorgungsbereich tätig. Die Produktion von patientenindividuellen Infusionen unterliegt strengen GMP-Richtlinien (Good Manufacturing Practice) und darf nur von qualifiziertem Fachpersonal und geprüften Unternehmen durchgeführt werden.

ZytoService stellt die Infusionslösungen gemäß ärztlicher Verschreibungen her, die dann über Apotheken an die Arztpraxen ausgeliefert und dort den Patienten verabreicht werden. Der reibungslose und sichere Informationsfluss ist entsprechend von entscheidender Bedeutung. Vor allem aber die Datenintegration aus verschiedenen Quellsystemen war für ZytoService eine zentrale Herausforderung. Mangelnde Transparenz und heterogene Datenquellen erschwerten zunehmenden die Verfügbarkeit und Verlässlichkeit von datenbasierten Aussagen. 

Damit das Unternehmen auf Marktanforderungen und individuelle Kundenanfragen flexibel und schnell reagieren kann, wünschte sich Zytoservice ein Data Warehouse, in dem systemunabhängige Daten konsolidiert und automatisierte Kennzahlberechnungen durchgeführt werden können. Damit gelingt es, die Datenqualität zu steigern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Zudem kann ZytoService umfassende Analysen und Dashboards erstellen, die erlauben, bessere Entscheidungen schneller zu treffen.

Über den Kunden

Als führender deutscher Hersteller von patientenindividuellen parenteralen Infusionslösungen versorgt die ZytoService Deutschland GmbH für Apotheken, Ärzte und Patienten mit der gesamten Bandbreite aller in Deutschland zugelassenen onkologischen Arzneimittel, Antibiosen, anderer Parenteralia, Pumpen oder Hilfsmittel an – ganz an individuelle Vorgaben angepasst.

Am Hauptstandort in Hamburg-Jenfeld arbeiten über 200 pharmazeutisch ausgebildete Mitarbeiter in 7 Laboren und an 26 Werkbänken auf knapp 3000 qm Fläche in einem der modernsten GMP-Sterillabore Europas.

Anforderungen

Die Anforderungen an die neuen Systeme waren hoch: Es sollte möglich sein, Kontakt-, Apotheken-, Praxis- und Krankenhausdaten, Preisinformationen, Applikations- und Abrechnungsdaten aus separat gepflegten Excel-Listen der Fachabteilungen zu integrieren und zugleich die Verbindung zu relevanten KPIs zu schaffen.

Die größte Schwierigkeit hierbei war, dass die teilweise riesigen Datenmengen unstrukturiert und in verschiedenen Systemen vorlagen. Die Vorhaltung und Pflege zusammenhängender Daten an verschiedenen Stellen musste beendet werden, denn sie führte zwangsläufig zu Inkonsistenzen und doppelter Datenhaltung. Darunter litt die Datenqualität, und es fehlte ein globaler Unternehmensüberblick. 

Lösung

atlantis media wurde mit der Implementierung eines Data Warehouse (DWH) und eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM beauftragt).

Daneben sollten mithilfe eines ETL-Tools (Extract, Transform, Load) verschiedenste Daten aus unterschiedlichsten Quellen automatisiert und strukturiert zusammengeführt werden, damit sie im Data Warehouse für verschiedenste Auswertungen harmonisiert zur Verfügung stehen.

Umsetzung

CRM-System

Um die Komplexität der internen Datenquellen zu verringern und um alle geschäftsrelevanten Informationen in einem zentralen Datenpool zu vereinen, führte atlantis media das Open-Source-System SugarCRM ein. Die CRM-Software bündelt Vertriebs-, Marketing- und Servicedaten auf einer gemeinsamen Oberfläche und erlaubt damit deren gewinnbringende Nutzung. Viele wichtige Features waren standardmäßig bereits enthalten. Was darüber hinaus erforderlich war, wurde von atlantis media programmiert.

Neben einem integrierten Rechte- und Rollenkonzept bietet das Tool eine intuitive, anwenderfreundliche Benutzeroberfläche, die für eine schnelle Akzeptanz unter den Anwendern sorgt. Auch in puncto Flexibilität und Skalierbarkeit überzeugte das System. Die offene Software ist so ausgelegt, dass sie an veränderte Prozesse und Anforderungen sowie wechselnde Zielgruppen jederzeit anpassbar ist“. SugarCRM kann sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln – ein wichtiger Faktor einer erfolgreichen Digitalisierungs-Strategie.

Data Warehouse

Um die Daten aus diversen Drittsystemen für umfassende Analysen nutzen zu können, entschied sich ZytoService für die Implementierung eines Data Warehouse. Es bildet die ideale Grundlage, um Daten aus verschiedenen Fremdsystemen strukturiert erfassen und in einem gemeinsamen Datenpool harmonisieren und konsolidieren zu können.

Den ETL-Prozess, also das Extrahieren, Transformieren und Laden von Daten aus dem CRM-Tool und diversen anderen Systemen, realisierte atlantis media mit dem Datenmanagement-System Talend. Dank der offenen, skalierbaren Architektur lassen sich Daten aus strukturierten und unstrukturierten Quellen erfassen, modellieren und verwalten. Für eine unkomplizierte Datenintegration nutzte atlantis media die enthaltenen Konnektoren zur Anbindung verschiedener Quellsysteme und die Vorteile des nativen Code-Generators. Da die Zusammenführung der Daten auf einer grafischen Oberfläche erfolgt, ist kein manuelles, zeitaufwändiges Programmieren nötig. Der entsprechende Code erstellt sich automatisch im Hintergrund. 

Bild Referenz Zytoservice

 

Einen Großteil der Datenberechnungen erledigt ZytoService heute mit Talend, die Ergebnisse fließen dann in das Data Warehouse. So ist es gelungen, die Komplexität der manuellen Datenaufbereitung erheblich zu reduzieren. Zugleich hat ZytoService mit dem Data Warehouse die Grundlage zur systemübergreifenden Datenanalyse geschaffen. Die Nutzung einer zentralen Datenbasis ermöglicht zudem, Datenredundanzen zu vermeiden und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 

Datenvisualisierung

Weil sämtliche Daten im Data Warehouse miteinander verknüpft sind, erreicht ZytoService im Berichtswesen eine sehr viel feinere Datengranularität. Dank der neuen Analyse- und Visualisierungs-Software Tableau gehört die vormals manuelle und fehleranfällige Erstellung von Reports aus Excel-Tabellen heute der Vergangenheit an. Vor der Einführung des Tools arbeitete das Controlling sehr intensiv mit Excel-Listen.

Insbesondere die Zeitersparnis bei der Analyse und Reporterstellung begeisterte die Mitarbeiter sofort. Die intuitive Bedienbarkeit per Drag-and-Drop-Funktionen ermöglicht Anwendern ohne Programmierkenntnisse, komplexe Analysen und interaktive Dashboards zu erstellen. Und dank visueller Datenanalyse mit Tableau kann insbesondere das Management Leistungskennzahlen besser kontrollieren und auf die dynamischen Marktbedingungen schneller reagieren. 

Fazit

In Zusammenarbeit mit atlantis media hat ZytoService die Datenqualität nachhaltig verbessert. Von den hochverfügbaren, auswertbaren Daten profitieren alle Fachabteilungen, da sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Zudem gestaltet sich das Controlling durch die neuen Analyse- und Visualisierungstechniken deutlich einfacher – mit dem Ergebnis einer höheren Flexibilität im Hinblick auf Marktveränderungen. So ist es dem Unternehmen gelungen, das Datenmanagement zu verbessern und Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette zu digitalisieren. Doch das Unternehmen ruht sich auf den Lorbeeren keinesfalls aus: Auch nach dem Go-Live der neuen Systeme unterstützt atlantis media die weitere Optimierung der Business-Intelligence-Strategie bei ZytoService.

Wir arbeiten seit Jahren vertrauensvoll mit atlantis media zusammen. Bei diesem besonders komplexen Projekt haben sie uns geholfen, die eigenen Anforderungen und Vorgehensweisen zu reflektieren und daraus die richtigen Maßnahmen abzuleiten. Die von atlantis media realisierte Lösung unterstützt unsere Geschäftsprozesse von der Herstellung bis zur Datenanalyse auf effektive Weise und ist ein hervorragendes Instrument für Management und Automatisierung.
- Dr. Mirco Schaecke, Geschäftsführer -